Il existe de nombreuses nuances et exceptions dans les lois, les tests et les définitions de ce qui différencie les entrepreneurs indépendants des employés. Avec les petites modifications et les ajustements constants des lois et les tests variables des différentes agences gouvernementales, il peut être difficile de garder les choses en ordre.
Malgré cela, il est extrêmement important de disposer d’un processus de classification qui mette en place des politiques pour l’embauche et la gestion de votre main-d’œuvre indépendante. Le fait de classer à tort un employé comme entrepreneur indépendant peut entraîner des conséquences juridiques coûteuses qui peuvent être préjudiciables à votre entreprise.
Oui, la classification peut être compliquée, mais voici 10 différences principales entre les entrepreneurs indépendants et les employés qui peuvent aider votre entreprise à rester conforme.
Employé contre entrepreneur : Définitions
Employé : En règle générale, un employé à temps plein travaille pour un seul employeur et ce dernier dicte et contrôle le travail effectué ainsi que les heures et le lieu de travail. L’employé a également droit aux avantages légaux d’un employé W-2.
Entrepreneur indépendant : En règle générale, un entrepreneur indépendant fonctionne comme une entreprise indépendante et peut effectuer des travaux pour plusieurs clients. Le contractant soumet une facture pour les travaux complets et fournit ses propres outils et équipements. L’employé est responsable de la partie individuelle et de la partie patronale des impôts.
Risques d’erreurs de classification
Le travail indépendant est aujourd’hui une option de carrière viable pour plus de personnes que jamais auparavant, et de plus en plus d’entreprises voient les avantages à engager des indépendants plutôt que des employés.
Les entreprises ont besoin de la flexibilité que peuvent offrir les indépendants et leurs compétences sont très demandées. Les talents indépendants peuvent donner aux entreprises une longueur d’avance en leur offrant une expertise à la demande, des économies financières et une flexibilité en matière de personnel.
Toutefois, à mesure que le recours aux talents indépendants se développe, les entreprises doivent également adapter leur façon de gérer leur main-d’œuvre – la conformité va de pair avec l’engagement de contractants indépendants. Sans une gestion adéquate des entrepreneurs indépendants, vous pouvez courir le risque d’une mauvaise classification des travailleurs, ce qui peut entraîner des audits, des amendes, des pénalités, des poursuites judiciaires, etc.
Les 10 différences entre un employé et un entrepreneur indépendant
- Relations d’affaires
Les entrepreneurs indépendants peuvent être des propriétaires uniques ou avoir une entreprise constituée en société. Ils ont bâti ces entreprises autour des services spécialisés qu’ils fournissent- il n’est pas rare que les indépendants aient un nom commercial et effectuent des travaux pour plusieurs clients.
La relation d’entreprise à entreprise
Considérez votre relation avec un entrepreneur indépendant comme une relation d’entreprise à entreprise. Il peut être facile de tomber dans le piège de les traiter comme des employés, mais cela peut vous exposer à des erreurs de classification.
- Niveau d’expertise
Alors que les employés reçoivent généralement une sorte de formation entourant leurs tâches, les entrepreneurs indépendants apportent une expertise spécialisée à un projet ou à une tâche. En tant que client, vous n’êtes pas tenu de leur fournir une formation – c’est bien joli, non ? Les talents indépendants peuvent être un excellent moyen de répondre aux besoins des entreprises.
Bien que les indépendants proviennent et travaillent dans pratiquement tous les secteurs de l’économie, la plupart d’entre eux font preuve d’un haut niveau de spécialisation dans leur secteur. En fait, la majorité des indépendants disent qu’ils obtiennent des missions parce qu’ils offrent une compétence spécialisée qui nécessite une certification, une formation spéciale ou un enseignement.
- Contrôle de la main-d’œuvre
N’oubliez pas que, comme les entrepreneurs indépendants gèrent leur propre entreprise, ils doivent vendre et commercialiser leurs services. Ce n’est pas parce qu’ils ont un contrat à long terme avec vous qu’ils ne peuvent pas aussi accepter des travaux supplémentaires pour d’autres clients.
- Achèvement des tâches
Contrairement aux employés traditionnels dont les emplois peuvent englober une grande variété de tâches et de fonctions, les entrepreneurs indépendants ne sont responsables que de l’exécution des services décrits dans un contrat ou un cahier des charges (SOW).
L’importance d’un cahier des charges
Un cahier des charges clair constitue la base d’une bonne relation de travail, en précisant les attentes des deux parties. Il doit comprendre des détails sur le travail à effectuer, un calendrier, un processus de gestion des changements et des conditions de paiement.
- Paiement
Plutôt que de travailler pour un salaire spécifique, les entrepreneurs indépendants soumettent des factures pour leur travail. Le salaire et les modalités de paiement doivent être discutés lors des négociations initiales du contrat.
Taux de facturation
Les entrepreneurs indépendants peuvent avoir un taux de facturation standard pour leurs services, ou leur taux peut varier selon le type de travail que vous recherchez. N’oubliez pas de discuter de la manière dont vous souhaitez que le contractant vous facture le travail effectué, ainsi que de la manière dont vous le paierez après avoir reçu une facture et du moment où il le fera.
- Heures de travail
Les entrepreneurs indépendants étant leur propre entité commerciale, un client ne peut pas déterminer leurs heures de travail. Il est seul responsable de l’exécution du contrat de travail – la durée de son travail et les heures qu’il maintient sont entièrement à sa discrétion.
- Surveillance
Alors que les employés sont généralement supervisés par un directeur, un client ne peut pas déterminer comment fonctionne un entrepreneur indépendant. Par exemple, les indépendants fournissent généralement tous les outils ou équipements nécessaires.
Éviter le contrôle
Si un projet nécessite un équipement spécialisé qui n’est disponible que sur place, cela doit être stipulé dans un contrat. Si un entrepreneur indépendant doit travailler sur le site, assurez-vous que les responsables et les employés de l’entreprise concernés sont au courant des processus et des protocoles afin qu’ils ne traitent pas l’entrepreneur comme un employé.
- Taxes
En ce qui concerne les impôts, les clients remplissent généralement le formulaire W-9 pour demander le nom et le numéro d’identification du contribuable (NIC) corrects de l’entrepreneur indépendant qu’ils engagent, et le formulaire 1099-MISC, pour déclarer les paiements effectués. En tant que client, vous n’avez pas à vous soucier des retenues à la source pour les entrepreneurs que vous engagez. Les indépendants doivent être conscients de leurs propres responsabilités fiscales. Ils paient ce que l’on appelle la taxe sur le travail indépendant (SE), qui comprend la moitié employeur et la moitié employé de la sécurité sociale et de l’assurance maladie (FICA).
- Avantages
Il y a de nombreux avantages financiers à engager des entrepreneurs indépendants, notamment le fait de ne pas avoir à fournir les avantages traditionnels tels que l’assurance maladie, les options d’achat d’actions ou les plans de retraite.
Comprendre l’aspect juridique
Les indépendants ne bénéficient pas non plus des mêmes protections juridiques – chômage, lutte contre la discrimination et indemnisation des accidents du travail – que les salariés. Néanmoins, la bonne pratique consiste à s’assurer que les entrepreneurs indépendants ont des exigences de base en matière d’assurance intégrées à leur contrat afin de se protéger contre tout problème juridique.
- Partenariat
Les indépendants peuvent avoir leurs propres employés, des sous-traitants ou des consultants partenaires qui les aident à accomplir leurs tâches. Lors des premières discussions, demandez au contractant indépendant que vous engagez s’il utilise des ressources de travail supplémentaires. Si c’est le cas, cela doit être indiqué dans votre contrat, avec tous les détails nécessaires. N’oubliez pas que si les indépendants engagent des ressources supplémentaires, ils sont les seuls responsables des obligations fiscales et des exigences en matière de déclaration et d’information pour ces travailleurs.
Atténuer le risque d’erreur de classification
Un partenariat avec une entreprise expérimentée peut vous aider à naviguer dans des processus et des procédures de classification complexes.