Guide de travaux pratique secrétariat de direction

Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives et qui secondes les gestionnaires et les responsables dans le travail de bureau ce qui nécessite .une bonne maîtrise du savoir , savoir être et savoir faire . La présence de techniques de pointe dans les bureaux exigent cependant de la secrétaire de mettre régulièrement à jour ses habiletés à utiliser les différents outils de travail . les logiciels d’application, la machine à écrire, le télécopieur, le scanner ,le modem , entre autres , partie du matériel en constante évolution.

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Les qualités d’une bonne secrétaire :

Afin de réussir sa profession , la secrétaire oit posséder diverses qualités, intellectuelles, physiques et morales.

Le sens de la communication :

Avant d’aborder les techniques qui permettent une communication de qualité pour une secrétaire, il paraît utile d’en rappeler les facteur de base :

- Les facteurs de base :

a- la confiance en soi : tout individu n’existe qu’a travers le regard que les autres portes sur lui. Il y recherche le reflet de son image, de l’image idéal qu’il aimerait avoir et donner de lui même , par référence à un modèle ou à un ensemble de valeurs culturelles qui ne avaient influencé dès l’enfance ou l’adolescence.

b- L’empathie : Une secrétaire doit être empathique , c’est à dire qu’elle doit être capable de :

- se mettre à la place de l’autre ;

- entrer dans sa logique ;

- chercher à le comprendre ;

- voir le monde comme il le voit.

c- La clarté d’expression :

Il n’y a pas de clarté d’expression sans une parfaite « ar-ti-cu-la-tion »

Pour une secrétaire, il n’est pas utile qu’elle s’entraire à bien s’exprimer . il s’agit , surtout de repérer les phases les plus utilisées et de les répéter . aussi, d’articuler le mieux possible un texte en calant un crayon en travers de la bouche, derrière les canines . Et bien sûr, sans oublier d’apprendre à bien respirer une respiration mal tenue en cours d’entretien peut être ressentie par l’interlocuteur comme un signe d’ennui, de désintérêt , d’agacement de la part d’une secrétaire.

Les techniques de reformulation

Reformuler c’est redire d’une manière plus concise ou plus explicite ce qui viens d’être exprimé ce qui permet ; - recentrer le dialogue ; - encourager le client à continuer à parler ; - vérifier la compréhension de message ; - faire réagir l’interlocuteur ; - formaliser un accord ; - confirmer ou infirmer des hypothèses ; - prendre le temps de réfléchir à ce qu’on va dire .

L’écoute

Une communication efficace de la secrétaire passe nécessairement par une écoute active . mais qu’est ce que l’écoute active ? puisque Entendre est une phénomène naturel qui n’est pas sous notre contrôle, Ecouter est un processus volontaire qui demande l’effort de décoder le langage de l’interlocuteur.

L’initiative

Elle permet à la secrétaire de savoir prendre des décisions lorsque l’occasion se présente , en particulier lorsqu’elle remplace son chef , d’interpréter des ordres , d’agir en fonction d’événements nouveaux et des aspects divers et successifs qu’une question est appeler à prendre ; jointe à l’intelligence active et à la faculté d’adaptation , elle fait exécuter ce qui convient le mieux au moments le plus opportun. C’est grâce à des initiatives heureuses que la secrétaire se fait apprécié, mais néanmoins , elle n’a pas à empiété sur les prérogatives de son chef qui seul garde la responsabilité des cas difficiles et peut prendre des initiatives dans l’ordre général.

Les clients :

La secrétaire participe aux liaisons entre l’entreprise et ses clients ,. Elle doit s’acquitter de cette tâche avec tact, diplomatie , courtoisie et amabilité . Son poste lui offre l’occasion de prouver quelle doit être également une hôtesse porteuse de l’image de marque de son entreprise ; Pour cela elle doit :

- savoir identifier instantanément un client ,

- l’appeler par son nom de famille dès la deuxième fois ,

- lui donner la sensation qu’il est non pas le seul client mais celui dont en préfère s’occuper ,

- le rattraper avec amabilités tous les aléas relationnels en le patron et ses clients.

Les actionnaires

En tenant compte de leurs postions et leurs importances pour l’entreprise, la secrétaire doit adopter des attitudes vigilantes avec eux.

LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DE LA SECRETAIRE

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et d’avoir beaucoup de qualités pour être une secrétaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument nécessaires à la parfaite exécution des tâches matérielles et rechercher la meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une impression agréable de confort, de netteté, d’harmonie et, si possible, d’esthétique.

L’INSTALLATION GENERALE DU BUREAU :

Il appartient souvent à la secrétaire de disposer, elle-même, le mobilier de son bureau. Elle place ses meubles et installe son équipement de telle sorte que les diverses tâches de secrétariat puissent être accomplies commodément, rapidement, avec le maximum d’efficience et le minimum de fatigue et d’erreurs. Pour cela, elle veille à : ƒ Limiter le plus possible ses déplacements ; ƒ Circuler avec aisance ; ƒ Accéder facilement partout ; ƒ Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est derrière elle ; ƒ Elle place sa table de travail de sorte que la lumière du jour vienne de sa gauche (en supposant qu’elle est droitière) et ne fasse pas d’ombre sur l’écriture ; ƒ Qu’elle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute personne qui pénètre dans son bureau ; ƒ Qu’elle atteigne aisément ses classeurs par simple mouvement pivotant de son siège

Les qualités d’un bon classement :

Un bon classement doit être complet :

• Utiliser tout document utile • Simple : permettre une recherche rapide

• Fiable : constater qu’aucun support me manque ou n’est déclassé

• Peu encombrant : occuper un minimum de place

• Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers

• Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)

• Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et contre Les indiscrétions

Définition du mot directeur :

Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique.

Etude de la norme :

Les règles du choix du mot directeur dans une dénomination se fixent par la norme Z 44001 définie par l’AFNOR (association française de normalisation).

L’ordre et la netteté :

Cette qualité ne peut être absente du travail du secrétariat,. Elle se manifeste a propos :

- des objets constituant la poste de travail bien aménagés selon l’adage très connu « UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE ET CHAQUE CHOSE A SA PLACE » ;

- des idées qui découle les unes des autres tout en respectant l’enchaînement logique « UN ESPRIT ORDONNE EST UN ESPRIT METHODIQUE » ;

- des actes qui s ‘accorde harmonieusement.

L’ordre est la base même de tout rangement, de tout classement . Retenez que l’ordre et le soin caractérisent le travail d’une bonne secrétaire.

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